Nebenkosten sind für Leistungen des Vermieters oder Dritter, die mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen. Damit der Mieter nebst dem Nettomietzins die Nebenkosten separat bezahlen muss, bedarf es gemäss Obligationenrecht also stets einer ausdrücklichen Regelung im Mietvertrag. Erfolgt die Nebenkostenverrechnung «pauschal», also mittels vereinbarter Pauschale, gibt es keine jährliche separate Abrechnung. Anders sieht es bei der Erhebung von Akontobeiträgen aus. Gemäss Art. 4 Abs. 1 VMWG hat der Vermieter mindestens einmal jährlich über die im Mietvertrag mittels Akonto ausgeschiedenen Nebenkostenpositionen abzurechnen.
Ausscheidung der Nebenkosten im Mietvertrag als Voraussetzung
Die einzelnen Nebenkostenpositionen müssen klar, präzise und schriftlich im Mietvertrag (nicht den allgemeinen Vertragsbedingungen!) vereinbart werden. Achtung: alle Nebenkosten, die nicht eindeutig als vom Mieter zu bezahlen vereinbart worden sind, gelten als im Mietzins eingeschlossen. Die Nebenkostenvereinbarung muss im Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung erfolgen.
Zeitpunkt der Abrechnung
Das Gesetz regelt nicht, auf welchen Zeitpunkt hin der Vermieter die Abrechnung vorlegen muss. Es ist zulässig und wird in der Praxis auch häufig gemacht, vertraglich einen Zeitpunkt für das Erstellen der Nebenkostenabrechnung zu vereinbaren. In solchen Fällen hat die Abrechnung auf den verabredeten Termin hin zu erfolgen.
Verspätete Abrechnung
Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung des Vermieters bei Akontozahlungen werden erst mit der Abrechnung bestimmt und daher erst mit der Rechnungsstellung erfüllbar und fällig. Vermieter aufgepasst: Gerät der Vermieter mit der Erstellung der Abrechnung in Verzug riskiert er die Verjährung seiner Forderungen für die Nebenkosten. Die Verjährungsfrist für Akontozahlungen beträgt fünf Jahre.
Recht auf Einsicht in die Belege
Dem Mieter ist auf Verlangen Einsicht in die Originalunterlagen zu gewähren. Das Einsichtsrecht umfasst die Originalbelege sowie andere Unterlagen wie zum Beispiel solche über den Anfangs- und Endbestand von Heizmaterialien. Das Einsichtsrecht des Mieters umfasst auch das Recht auf eigenen Kosten Kopien der Belege anzufertigen. Das Einsichtsrecht ist am Wohn- oder Geschäftssitz des Vermieters bzw. dessen Liegenschaftsverwaltung während den üblichen Geschäftszeiten und nach vorzeitiger Ankündigung auszuüben.